L'extranet a été fermé du jour au lendemain.
L'ancien syndic peut fermer son extranet. Les archives, à transmettre sous un mois, arrivent souvent incomplètes.
Pour chaque document, il faut écrire au syndic et attendre.
Pour un contrat ou un procès-verbal, le conseil syndical écrit, attend, relance. Il n'a pas accès directement à ses propres archives.
Personne ne connaissait l'historique de la chaufferie.
Entretiens, remplacements, garanties, factures : d'un gestionnaire à l'autre, les pièces s'éparpillent et l'historique se perd.
Trois outils pour suivre la vie de votre immeuble, au même endroit.
Déposez le fichier BIM de votre immeuble : plans, lots et schémas techniques se consultent au même endroit, par tous les membres.
Copropriétaires, conseil syndical et syndic échangent au même endroit, plutôt que dans des chaînes d'e-mails. Chaque sujet garde ses pièces jointes et sa conclusion.
Vous déposez une facture ou un devis, l'entreprise est reconnue. Le document part dans sa fiche, avec son SIREN, sa TVA et son assurance décennale.
Un espace au nom du syndicat des copropriétaires.
Le logiciel du syndic gère la copropriété pendant son mandat. Building Memory garde l'historique d'un mandat au suivant.
L'extranet ferme à son départ, les archives repartent dans des cartons.
Transmission incomplète : le règlement de copropriété et deux garanties décennales manquent.
Plus d'extranet du tout, les documents vivent dans trois boîtes e-mail personnelles.
Le nouveau syndic est invité dans l'espace de l'immeuble et reprend l'historique là où il s'était arrêté.
Stockés à Paris chez Scaleway, chiffrés au repos et en transit
Triés par un modèle hébergé en France chez Scaleway, sans conservation ni entraînement selon ses conditions, et validés par vous en cas de doute
Cloisonnés par copropriété, jusque dans la base de données
Tracés à chaque dépôt, partage et suppression, et scellés par une empreinte SHA-256
Récupérables à tout moment en une archive zip
L'extranet est l'outil du syndic. Il s'arrête avec son mandat et ne contient que le minimum de documents prévu par la réglementation. L'espace Building Memory appartient au syndicat des copropriétaires : le syndic y est invité, il ne le détient pas.
Vos archives restent en place, c'est tout l'intérêt. Le nouveau syndic est invité dans l'espace et retrouve l'historique. Le président du conseil syndical retire ensuite l'accès de l'ancien.
Son accès est gratuit et lui fait gagner du temps : moins de demandes, une reprise d'historique sans ressaisie. Les archives appartiennent au syndicat des copropriétaires (loi du 10 juillet 1965). Vous ouvrez l'espace de l'immeuble sans autorisation particulière, et vous y invitez le syndic comme les autres membres.
Scannez et déposez tout d'un seul coup, même mal nommé, même dans le désordre. Les documents qui laissent un doute vous sont présentés un par un, classement déjà proposé : vous validez ou vous corrigez. Pour les gros volumes de papier, on vous accompagne dans la numérisation, sur devis.
Personne chez nous. La lecture est automatique, sur nos serveurs en France. Pour affiner le classement, un court extrait de texte est analysé par un modèle ouvert de Mistral AI, hébergé en France par Scaleway. Selon les conditions du service Scaleway Generative APIs, cet extrait n'est pas conservé et ne sert à entraîner aucun modèle. Vous validez ce qui laisse un doute.
Vous récupérez vos documents en une archive zip, à tout moment, sans préavis ni frais de sortie. Ils restent à vous, y compris vis-à-vis de nous.
Pour payer l'abonnement sur les charges communes, oui : une résolution simple suffit, on vous en fournit le texte sur demande. L'accès se fait pour l'instant sur invitation : le conseil syndical peut déjà inscrire l'immeuble sur la liste d'attente, sans attendre l'assemblée.
L'accès se fait pour l'instant sur invitation. Laissez votre e-mail, on vous écrit dès que l'espace de votre immeuble peut ouvrir.
